AKTA KELAHIRAN

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN BENGKULU SELATAN

 

 

Narasi Proses Kerja

 

  1. Pemohon mengambil dan mengisi formulir akta kelahiran
    • Mengisi formulir akta kelahiran dengan lengkap dan benar
    • Menyerahkan formulir akta kelahiran dan berkas permohonan akta kelahiran kepada petugas pelayanan

 

  1. Petugas pelayanan memeriksa data pemohon
    • Menerima formulir akta kelahiran dan berkas permohonan dari pemohon
    • Memastikan bahwa formulir akta kelahiran telah diisi dengan baik dan benar serta memeriksa kelengkapan persyaratan

 

  1. Petuga pelayanan melakukan verifikasi berkas permohonan dan identifikasi ke data base SIAK
    • Petugas pelayanan memeriksa apakah data pemohon sudah ada di data base SIAK sesuai dengan data yang ada pada kartu keluarga

Beberapa kondisi yang harus diidentikasi :

  1. Pemohon sebagai kepala keluarga

Pemohon belulm mempunyai nomor KK dan NIK, maka harus mengikuti proses pencatatan biodata

  1. Pemohon sebagai anggota keluarga

Kepala keluarga belum mempunyai No. KK dan NIK, maka kepala keluarga pemohon harus mengikuti proses pencatatan biodata

  1. Pemohon sebagai anggota keluarga

Kepala keluarga pemohon sudah ada No. KK namun pemohon belum mempunyai NIK, maka harus mengikuti proses perubahan atau penambahan biodata

 

  1. Apabila belum ada didatabase SIAK
    • Meminta pemohon memproses perubahan kartu keluarga ke bagian KK
    • Mengembalikna formulir akta kelahiran dan berkas persyartan ke pemohon untuk dilengkapi

 

  1. Apabila sudah ada didatabase SIAK
    • Memeriksa apakah ada perubahan data atau tidak

 

  1. Apabila ada perubahan
    • Meminta pemohon memproses perubahan biodata ke bagian KK
    • Mengembalikna formulir akta kelahiran dan berkas persyartan ke pemohon untuk dilengkapi

 

  1. Apabila tidak ada perbahan data
    • Petugas pelayanan memberikan nomor bukti pengambilan akta kelahiran kepada pemohon
    • Menyerahkan berkas kepada petugas register

 

  1. Petugas register menerima berkas permohonan dan mencatat pada buku register akta kelahiran
    • Menerima berkas permohonan dari petugas pelayanan
    • Mencata data kelahiran dalam buku register akta kelahiran dengan rapi dan teliti
    • Memanggil pemohon dan meminta pelapor dari saksi-saksi menanda tangani register akta kelahiran

 

  1. Pemohon (pelapor dan saksi menanda tangani register akta kelahiran)
    • Memeriksa data yang tertulis pada register akta kelahiran
    • Menandatangani register akta kelahiran pada tempat yang telah disediakan

 

  1. Petugas register menerima register yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
    • Menerima kembali register akta kelahiran yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
    • Memberikan nomor pada map berkas permohonan
    • Menyerahkan tanda terima kepada pemohon sebagai bukti pengambilan akta kelahiran

 

  1. Petugas pencatat register memberikan map bernomor dan meneruskan keoperator computer
    • Menerima berkas permohonan dan register akta kelahiran yang telah ditanda tangani pemohon dan dua orang saksi
    • Meneruskan berkas permohonan dan register akta kelahiran keoperator komputer

 

  1. Operator computer menginput data register akta kelahiran
    • Menerima berkas permohonan dan register akta kelahiran
    • Memasukan data register akta kelahiran kedalam system computer sesuai yang tercatat pada register akta kelahiran dengan teliti dan memastikan sudah diinput dengan benar
    • Mencetak kutipan akta kelahiran pada kertas buram
    • Menyerahkan berkas permohonan, register akta kelahiran, draf kutipan akta kelahiran (kertas buram) kepada kasi kelahiran dan kematian untuk diverifikasi lebih lanjut

 

  1. Kasi kelahiran dan kematian memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta kelahiran
    • Menerima berkas permohonan register akta kelahiran draf kutipan akta kelahiran dari operator computer
    • Memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta kelahiran dengan register akta kelahiran

 

 

  1. Apakah data draf kutipan akta kelahiran telah sesuai dengan data pada register akta kelahiran
    • Tidak
      • Kasi kelahiran dan kematian mencoret draf kutipan akta kelahiran yang salah dan memberikan catatan perbaikan kemudian mengembalikan keoperator computer
      • Operator computer memperbaiki data yang salah dan mencetak ulang draf kutipan akta kelahiran
    • Ya
      • Memberikan paraf pada draf kutipan akta kelahiran
      • Mengembalikan draf kutipan akta kelahiran keoperator computer untuk dicetak pada blanko

 

  1. Operator computer mencetak kutipan akta kelahiran pada blanko asli
    • Mencetak kutipan akta kelahiran pada blanko asli dan memastikan telah terceta dengan benar
    • Menyerahkan kutipan akta kelahiran beserta draf kutipan akta kelahiran kepada kasi akta kelahiran dan kematian

 

  1. Kasi kelahiran dan kematian meneruskan berkas ke Kabid pencatatan sipil
    • Menerima berkas permohonan, register akta kelahiran, kutipan akta kelahiran dan draf kutipan akta kelahiran
    • Menyerahkan berkas permohonan, register akta kelahiran, kutipan akta kelahiran dan draf kutipan akta kelahiran kepada Kabid Pencatatan Sipil

 

  1. Kabi Pencatatan Sipil member paraf pada kutipan akta kelahiran
    • Menerima dan meneliti berkas permohonan, ¬†register akta kelahiran, kutipan akta kelahiran dan draf kutipan akta kelahiran dari kasi pelayanan akta kelahiran dan kematian
    • Memberikan paraf pada kutipan akta kelahiran
    • Meneruskan berkas kepada Kepala Dinas

 

  1. Kepala dinas menanda tangani kutipan akta kelahiran
    • Menerima dan meneliti berkas permohonan, register akta kelahiran, kutipan akta kelahiran dan draf kutipan akta kelahiran yang telah diparaf kasi dan kabid
    • Menandatangani register akta kelahiran dan kutipan akta kelahiran
    • Meneruskan berkas permohonan, register akta kelahiran, kutipan akta kelahiran dan draf kutipan akta kelahiran dan dokumen lainnya kepada petugas pelayanan

 

  1. Petugas pelayanan menyimpan kutipan akta kelahiran dan menyerahkan berkas lain kepetugas arsip
    • Menerima kutipan akta kelahiran yang telah ditandatangani oleh Kepala Dinas
    • Menyimpan kutipan akta kelahiran dalam folder khusus yang aman
    • Menyerahkan berkas lain kepetugas arsip

 

  1. Petugas arsip menyimpan berkas pada ruangan arsip
    • Menerima berkas permohonan, register akta kelahiran, kutipan akta kelahiran dan draf kutipan akta kelahiran dan dokumen lainnya yang telah diparaf kasi dan kabid
    • Menyimpan semua dokumen dalam ruangan arsip

 

  1. Pemohon mengambil kutipan akta kelahiran
    • Pemohon menyerahkan tanda terima kepetugas pelayanan

 

  1. Petugas pelayanan menyerahkan kutipan akta kelahiran
    • Menerima tanda terima sebagai bukti pengambilan
    • Mencari kutipan akta kelahiran sesuai nomor tanda terima
    • Menyerahkan kutipan akta kelahiran kepada pemohon

 

  1. Pemohon menerima dan memeriksa data pada kutipan akta kelahiran. Apakah sudah tercetak dengan baik dan sudah benar
    • Tidak
      • Mengembalikan kutipan akta tersebut kepetugas untuk dibetul kan
    • Ya
      • Menandatangani buku pengambilan kutipan akta kelahiran