PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN BENGKULU SELATAN
Narasi Proses Kerja
- Pemohon mengambil dan mengisi formulir akta kematian
- Mengisi formulir akta kematian dengan lengkap dan benar
- Menyerahkan formulir akta kematian dan berkas permohonan akta kematian kepada petugas pelayanan
- Petugas pelayanan memeriksa data pemohon
- Menerima formulir akta kematian dan berkas permohonan dari pemohon
- Memastikan bahwa formulir akta kematian telah diisi dengan baik dan benar serta memeriksa kelengkapan persyaratan
- Petuga pelayanan melakukan verifikasi berkas permohonan dan identifikasi ke data base SIAK
- Petugas pelayanan memeriksa apakah data pemohon sudah ada di data base SIAK sesuai dengan data yang ada pada kartu keluarga
Beberapa kondisi yang harus diidentikasi :
- Pemohon sebagai kepala keluarga
Pemohon belulm mempunyai nomor KK dan NIK, maka harus mengikuti proses pencatatan biodata
- Pemohon sebagai anggota keluarga
Kepala keluarga belum mempunyai No. KK dan NIK, maka kepala keluarga pemohon harus mengikuti proses pencatatan biodata
- Pemohon sebagai anggota keluarga
Kepala keluarga pemohon sudah ada No. KK namun pemohon belum mempunyai NIK, maka harus mengikuti proses perubahan atau penambahan biodata
- Apabila belum ada didatabase SIAK
- Meminta pemohon memproses perubahan kartu keluarga ke bagian KK
- Mengembalikna formulir akta kematian dan berkas persyartan ke pemohon untuk dilengkapi
- Apabila sudah ada didatabase SIAK
- Memeriksa apakah ada perubahan data atau tidak
- Apabila ada perubahan
- Meminta pemohon memproses perubahan biodata ke bagian KK
- Mengembalikna formulir akta kematian dan berkas persyartan ke pemohon untuk dilengkapi
- Apabila tidak ada perbahan data
- Petugas pelayanan memberikan nomor bukti pengambilan akta kematian kepada pemohon
- Menyerahkan berkas kepada petugas register
- Petugas register menerima berkas permohonan dan mencatat pada buku register akta kematian
- Menerima berkas permohonan dari petugas pelayanan
- Mencata data kelahiran dalam buku register akta kematian dengan rapi dan teliti
- Memanggil pemohon dan meminta pelapor dari saksi-saksi menanda tangani register akta kematian
- Pemohon (pelapor dan saksi menanda tangani register akta kematian)
- Memeriksa data yang tertulis pada register akta kematian
- Menandatangani register akta kematian pada tempat yang telah disediakan
- Petugas register menerima register yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
- Menerima kembali register akta kematian yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
- Memberikan nomor pada map berkas permohonan
- Menyerahkan tanda terima kepada pemohon sebagai bukti pengambilan akta kematian
- Petugas pencatat register memberikan map bernomor dan meneruskan keoperator komputer
- Menerima berkas permohonan dan register akta kematian yang telah ditanda tangani pemohon dan dua orang saksi
- Meneruskan berkas permohonan dan register akta kematian keoperator komputer
- Operator komputer menginput data register akta kematian
- Menerima berkas permohonan dan register akta kematian
- Memasukan data register akta kematian kedalam system komputer sesuai yang tercatat pada register akta kematian dengan teliti dan memastikan sudah diinput dengan benar
- Mencetak kutipan akta kematian pada kertas buram
- Menyerahkan berkas permohonan, register akta kematian, draf kutipan akta kematian (kertas buram) kepada kasi kelahiran dan kematian untuk diverifikasi lebih lanjut
- Kasi kelahiran dan kematian memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta kematian
- Menerima berkas permohonan register akta kematian draf kutipan akta kematian dari operator komputer
- Memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta kematian dengan register akta kematian
- Apakah data draf kutipan akta kematian telah sesuai dengan data pada register akta kematian
- Tidak
- Kasi kelahiran dan kematian mencoret draf kutipan akta kematian yang salah dan memberikan catatan perbaikan kemudian mengembalikan keoperator komputer
- Operator komputer memperbaiki data yang salah dan mencetak ulang draf kutipan akta kematian
- Ya
- Memberikan paraf pada draf kutipan akta kematian
- Mengembalikan draf kutipan akta kematian keoperator komputer untuk dicetak pada blanko
- Tidak
- Operator komputer mencetak kutipan akta kematian pada blanko asli
- Mencetak kutipan akta kematian pada blanko asli dan memastikan telah terceta dengan benar
- Menyerahkan kutipan akta kematian beserta draf kutipan akta kematian kepada kasi akta kelahiran dan kematian
- Kasi kelahiran dan kematian meneruskan berkas ke Kabid pencatatan sipil
- Menerima berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian
- Menyerahkan berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian kepada Kabid Pencatatan Sipil
- Kabi Pencatatan Sipil member paraf pada kutipan akta kematian
- Menerima dan meneliti berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian dari kasi pelayanan akta kelahiran dan kematian
- Memberikan paraf pada kutipan akta kematian
- Meneruskan berkas kepada Kepala Dinas
- Kepala dinas menanda tangani kutipan akta kematian
- Menerima dan meneliti berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian yang telah diparaf kasi dan kabid
- Menandatangani register akta kematian dan kutipan akta kematian
- Meneruskan berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian dan dokumen lainnya kepada petugas pelayanan
- Petugas pelayanan menyimpan kutipan akta kematian dan menyerahkan berkas lain kepetugas arsip
- Menerima kutipan akta kematian yang telah ditandatangani oleh Kepala Dinas
- Menyimpan kutipan akta kematian dalam folder khusus yang aman
- Menyerahkan berkas lain kepetugas arsip
- Petugas arsip menyimpan berkas pada ruangan arsip
- Menerima berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian dan dokumen lainnya yang telah diparaf kasi dan kabid
- Menyimpan semua dokumen dalam ruangan arsip
- Pemohon mengambil kutipan akta kematian
- Pemohon menyerahkan tanda terima kepetugas pelayanan
- Petugas pelayanan menyerahkan kutipan akta kematian
- Menerima tanda terima sebagai bukti pengambilan
- Mencari kutipan akta kematian sesuai nomor tanda terima
- Menyerahkan kutipan akta kematian kepada pemohon
- Pemohon menerima dan memeriksa data pada kutipan akta kematian. Apakah sudah tercetak dengan baik dan sudah benar
- Tidak
- Mengembalikan kutipan akta tersebut kepetugas untuk dibetul kan
- Ya
- Menandatangani buku pengambilan kutipan akta kematian
- Tidak