PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN BENGKULU SELATAN

 

Narasi Proses Kerja

 

1. Pemohon mengambil dan mengisi formulir akta kematian
   • Mengisi formulir akta kematian dengan lengkap dan benar
   • Menyerahkan formulir akta kematian dan berkas permohonan akta kematian kepada petugas pelayanan

 

2. Petugas pelayanan memeriksa data pemohon
   • Menerima formulir akta kematian dan berkas permohonan dari pemohon
   • Memastikan bahwa formulir akta kematian telah diisi dengan baik dan benar serta memeriksa kelengkapan persyaratan

 

3. Petuga pelayanan melakukan verifikasi berkas permohonan dan identifikasi ke data base SIAK
   • Petugas pelayanan memeriksa apakah data pemohon sudah ada di data base SIAK sesuai dengan data yang ada pada kartu keluarga

Beberapa kondisi yang harus diidentikasi :

1. Pemohon sebagai kepala keluarga

Pemohon belulm mempunyai nomor KK dan NIK, maka harus mengikuti proses pencatatan biodata

1. Pemohon sebagai anggota keluarga

Kepala keluarga belum mempunyai No. KK dan NIK, maka kepala keluarga pemohon harus mengikuti proses pencatatan biodata

1. Pemohon sebagai anggota keluarga

Kepala keluarga pemohon sudah ada No. KK namun pemohon belum mempunyai NIK, maka harus mengikuti proses perubahan atau penambahan biodata

 

4. Apabila belum ada didatabase SIAK
   • Meminta pemohon memproses perubahan kartu keluarga ke bagian KK
   • Mengembalikna formulir akta kematian dan berkas persyartan ke pemohon untuk dilengkapi

 

5. Apabila sudah ada didatabase SIAK
   • Memeriksa apakah ada perubahan data atau tidak

 

6. Apabila ada perubahan
   • Meminta pemohon memproses perubahan biodata ke bagian KK
   • Mengembalikna formulir akta kematian dan berkas persyartan ke pemohon untuk dilengkapi

 

7. Apabila tidak ada perbahan data
   • Petugas pelayanan memberikan nomor bukti pengambilan akta kematian kepada pemohon
   • Menyerahkan berkas kepada petugas register

 

8. Petugas register menerima berkas permohonan dan mencatat pada buku register akta kematian
   • Menerima berkas permohonan dari petugas pelayanan
   • Mencata data kelahiran dalam buku register akta kematian dengan rapi dan teliti
   • Memanggil pemohon dan meminta pelapor dari saksi-saksi menanda tangani register akta kematian

 

9. Pemohon (pelapor dan saksi menanda tangani register akta kematian)
   • Memeriksa data yang tertulis pada register akta kematian
   • Menandatangani register akta kematian pada tempat yang telah disediakan

 

10. Petugas register menerima register yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
    • Menerima kembali register akta kematian yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
    • Memberikan nomor pada map berkas permohonan
    • Menyerahkan tanda terima kepada pemohon sebagai bukti pengambilan akta kematian

 

11. Petugas pencatat register memberikan map bernomor dan meneruskan keoperator komputer
    • Menerima berkas permohonan dan register akta kematian yang telah ditanda tangani pemohon dan dua orang saksi
    • Meneruskan berkas permohonan dan register akta kematian keoperator komputer

 

12. Operator komputer menginput data register akta kematian
    • Menerima berkas permohonan dan register akta kematian
    • Memasukan data register akta kematian kedalam system komputer sesuai yang tercatat pada register akta kematian dengan teliti dan memastikan sudah diinput dengan benar
    • Mencetak kutipan akta kematian pada kertas buram
    • Menyerahkan berkas permohonan, register akta kematian, draf kutipan akta kematian (kertas buram) kepada kasi kelahiran dan kematian untuk diverifikasi lebih lanjut

 

13. Kasi kelahiran dan kematian memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta kematian
    • Menerima berkas permohonan register akta kematian draf kutipan akta kematian dari operator komputer
    • Memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta kematian dengan register akta kematian

 

 

14. Apakah data draf kutipan akta kematian telah sesuai dengan data pada register akta kematian
    • Tidak
      • Kasi kelahiran dan kematian mencoret draf kutipan akta kematian yang salah dan memberikan catatan perbaikan kemudian mengembalikan keoperator komputer
      • Operator komputer memperbaiki data yang salah dan mencetak ulang draf kutipan akta kematian
    • Ya
      • Memberikan paraf pada draf kutipan akta kematian
      • Mengembalikan draf kutipan akta kematian keoperator komputer untuk dicetak pada blanko

 

15. Operator komputer mencetak kutipan akta kematian pada blanko asli
    • Mencetak kutipan akta kematian pada blanko asli dan memastikan telah terceta dengan benar
    • Menyerahkan kutipan akta kematian beserta draf kutipan akta kematian kepada kasi akta kelahiran dan kematian

 

16. Kasi kelahiran dan kematian meneruskan berkas ke Kabid pencatatan sipil
    • Menerima berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian
    • Menyerahkan berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian kepada Kabid Pencatatan Sipil

 

17. Kabi Pencatatan Sipil member paraf pada kutipan akta kematian
    • Menerima dan meneliti berkas permohonan,  register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian dari kasi pelayanan akta kelahiran dan kematian
    • Memberikan paraf pada kutipan akta kematian
    • Meneruskan berkas kepada Kepala Dinas

 

18. Kepala dinas menanda tangani kutipan akta kematian
    • Menerima dan meneliti berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian yang telah diparaf kasi dan kabid
    • Menandatangani register akta kematian dan kutipan akta kematian
    • Meneruskan berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian dan dokumen lainnya kepada petugas pelayanan

 

19. Petugas pelayanan menyimpan kutipan akta kematian dan menyerahkan berkas lain kepetugas arsip
    • Menerima kutipan akta kematian yang telah ditandatangani oleh Kepala Dinas
    • Menyimpan kutipan akta kematian dalam folder khusus yang aman
    • Menyerahkan berkas lain kepetugas arsip

 

20. Petugas arsip menyimpan berkas pada ruangan arsip
    • Menerima berkas permohonan, register akta kematian, kutipan akta kematian dan draf kutipan akta kematian dan dokumen lainnya yang telah diparaf kasi dan kabid
    • Menyimpan semua dokumen dalam ruangan arsip

 

21. Pemohon mengambil kutipan akta kematian
    • Pemohon menyerahkan tanda terima kepetugas pelayanan

 

22. Petugas pelayanan menyerahkan kutipan akta kematian
    • Menerima tanda terima sebagai bukti pengambilan
    • Mencari kutipan akta kematian sesuai nomor tanda terima
    • Menyerahkan kutipan akta kematian kepada pemohon

 

23. Pemohon menerima dan memeriksa data pada kutipan akta kematian. Apakah sudah tercetak dengan baik dan sudah benar
    • Tidak
      • Mengembalikan kutipan akta tersebut kepetugas untuk dibetul kan
    • Ya
      • Menandatangani buku pengambilan kutipan akta kematian