PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN BENGKULU SELATAN

 

Narasi Proses Kerja

 

1. Pemohon mengambil dan mengisi formulir akta perkawinan
   • Mengisi formulir akta perkawinan dengan lengkap dan benar
   • Menyerahkan formulir akta perkawinan dan berkas permohonan akta perkawinan kepada petugas pelayanan

 

2. Petugas pelayanan memeriksa data pemohon
   • Menerima formulir akta perkawinan dan berkas permohonan dari pemohon
   • Memastikan bahwa formulir akta perkawinan telah diisi dengan baik dan benar serta memeriksa kelengkapan persyaratan

 

3. Petuga pelayanan melakukan verifikasi berkas permohonan dan identifikasi ke data base SIAK
   • Petugas pelayanan memeriksa apakah data pemohon sudah ada di data base SIAK sesuai dengan data yang ada pada kartu keluarga

Beberapa kondisi yang harus diidentikasi :

1. Pemohon sebagai kepala keluarga

Pemohon belulm mempunyai nomor KK dan NIK, maka harus mengikuti proses pencatatan biodata

1. Pemohon sebagai anggota keluarga

Kepala keluarga belum mempunyai No. KK dan NIK, maka kepala keluarga pemohon harus mengikuti proses pencatatan biodata

1. Pemohon sebagai anggota keluarga

Kepala keluarga pemohon sudah ada No. KK namun pemohon belum mempunyai NIK, maka harus mengikuti proses perubahan atau penambahan biodata

 

4. Apabila belum ada didatabase SIAK
   • Meminta pemohon memproses perubahan kartu keluarga ke bagian KK
   • Mengembalikna formulir akta perkawinan dan berkas persyartan ke pemohon untuk dilengkapi

 

5. Apabila sudah ada didatabase SIAK
   • Memeriksa apakah ada perubahan data atau tidak

 

6. Apabila ada perubahan
   • Meminta pemohon memproses perubahan biodata ke bagian KK
   • Mengembalikna formulir akta perkawinan dan berkas persyaratan ke pemohon untuk dilengkapi

 

7. Apabila tidak ada perbahan data
   • Petugas pelayanan memberikan nomor bukti pengambilan akta perkawinan kepada pemohon
   • Menyerahkan berkas kepada petugas register

 

8. Petugas register menerima berkas permohonan dan mencatat pada buku register akta perkawinan
   • Menerima berkas permohonan dari petugas pelayanan
   • Mencatat data perkawinan dalam buku register akta perkawinan dengan rapi dan teliti
   • Memanggil pemohon dan meminta pelapor dari saksi-saksi menanda tangani register akta perkawinan

 

9. Pemohon (pelapor dan saksi menanda tangani register akta perkawinan)
   • Memeriksa data yang tertulis pada register akta perkawinan
   • Menandatangani register akta perkawinan pada tempat yang telah disediakan

 

10. Petugas register menerima register yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
    • Menerima kembali register akta perkawinan yang telah ditanda tangani pemohon dan saksi
    • Memberikan nomor pada map berkas permohonan
    • Menyerahkan tanda terima kepada pemohon sebagai bukti pengambilan akta perkawinan

 

11. Petugas pencatat register memberikan map bernomor dan meneruskan keoperator komputer
    • Menerima berkas permohonan dan register akta perkawinan yang telah ditanda tangani pemohon dan dua orang saksi
    • Meneruskan berkas permohonan dan register akta perkawinan keoperator komputer

 

12. Operator komputer menginput data register akta perkawinan
    • Menerima berkas permohonan dan register akta perkawinan
    • Memasukan data register akta perkawinan kedalam system komputer sesuai yang tercatat pada register akta perkawinan dengan teliti dan memastikan sudah diinput dengan benar
    • Mencetak kutipan akta perkawinan pada kertas buram
    • Menyerahkan berkas permohonan, register akta perkawinan, draf kutipan akta perkawinan (kertas buram) kepada kasi PKKPP untuk diverifikasi lebih lanjut

 

13. Kasi PKKPP memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta perkawinan
    • Menerima berkas permohonan register akta perkawinan draf kutipan akta perkawinan dari operator komputer
    • Memeriksa kesesuaian data pada draf kutipan akta perkawinan dengan register akta perkawinan

 

 

14. Apakah data draf kutipan akta perkawinan telah sesuai dengan data pada register akta perkawinan
    • Tidak
      • Kasi PKKPP mencoret draf kutipan akta perkawinan yang salah dan memberikan catatan perbaikan kemudian mengembalikan keoperator komputer
      • Operator komputer memperbaiki data yang salah dan mencetak ulang draf kutipan akta perkawinan
    • Ya
      • Memberikan paraf pada draf kutipan akta perkawinan
      • Mengembalikan draf kutipan akta perkawinan keoperator komputer untuk dicetak pada blanko

 

15. Operator komputer mencetak kutipan akta perkawinan pada blanko asli
    • Mencetak kutipan akta perkawinan pada blanko asli dan memastikan telah terceta dengan benar
    • Menyerahkan kutipan akta perkawinan beserta draf kutipan akta perkawinan kepada kasi PKKPP

 

16. Kasi PKKPP meneruskan berkas ke Kabid pencatatan sipil
    • Menerima berkas permohonan, register akta perkawinan, kutipan akta perkawinan dan draf kutipan akta perkawinan
    • Menyerahkan berkas permohonan, register akta perkawinan, kutipan akta perkawinan dan draf kutipan akta perkawinan kepada Kabid Pencatatan Sipil

 

17. Kabi Pencatatan Sipil member paraf pada kutipan akta perkawinan
    • Menerima dan meneliti berkas permohonan,  register akta perkawinan, kutipan akta perkawinan dan draf kutipan akta perkawinan dari kasi PKKPP
    • Memberikan paraf pada kutipan akta perkawinan
    • Meneruskan berkas kepada Kepala Dinas

 

18. Kepala dinas menanda tangani kutipan akta perkawinan
    • Menerima dan meneliti berkas permohonan, register akta perkawinan, kutipan akta perkawinan dan draf kutipan akta perkawinan yang telah diparaf kasi dan kabid
    • Menandatangani register akta perkawinan dan kutipan akta perkawinan
    • Meneruskan berkas permohonan, register akta perkawinan, kutipan akta perkawinan dan draf kutipan akta perkawinan dan dokumen lainnya kepada petugas pelayanan

 

19. Petugas pelayanan menyimpan kutipan akta perkawinan dan menyerahkan berkas lain kepetugas arsip
    • Menerima kutipan akta perkawinan yang telah ditandatangani oleh Kepala Dinas
    • Menyimpan kutipan akta perkawinan dalam folder khusus yang aman
    • Menyerahkan berkas lain kepetugas arsip

 

20. Petugas arsip menyimpan berkas pada ruangan arsip
    • Menerima berkas permohonan, register akta perkawinan, kutipan akta perkawinan dan draf kutipan akta perkawinan dan dokumen lainnya yang telah diparaf kasi dan kabid
    • Menyimpan semua dokumen dalam ruangan arsip

 

21. Pemohon mengambil kutipan akta perkawinan
    • Pemohon menyerahkan tanda terima kepetugas pelayanan

 

22. Petugas pelayanan menyerahkan kutipan akta perkawinan
    • Menerima tanda terima sebagai bukti pengambilan
    • Mencari kutipan akta perkawinan sesuai nomor tanda terima
    • Menyerahkan kutipan akta perkawinan kepada pemohon

 

23. Pemohon menerima dan memeriksa data pada kutipan akta perkawinan. Apakah sudah tercetak dengan baik dan sudah benar
    • Tidak
      • Mengembalikan kutipan akta tersebut kepetugas untuk dibetul kan
    • Ya
      • Menandatangani buku pengambilan kutipan akta perkawinan